Wie viele Anbieter gehören auf eine Shortlist?

Kurzantwort: keine Fixzahl, aber ein klarer Rahmen

Eine Norm, die eine bestimmte Zahl von Anbietern auf einer Shortlist vorschreibt, kennt das österreichische Vergaberecht nicht. Das BVergG 2018 regelt, welche Verfahrensarten zulässig sind und wann sie angewendet werden dürfen; wo es eine Auswahl vorsieht, spricht es von einer „beschränkten Anzahl“ von Unternehmen, ohne sie zu beziffern. Die konkrete Größe ergibt sich daher aus Verfahren, Auftragswert und Marktlage – nicht aus einer gesetzlichen Vorgabe.

Rechtlicher Rahmen in Österreich ist das Bundesgesetz über die Vergabe von Aufträgen, BVergG 2018, BGBl. I Nr. 65/2018, samt Novelle 2025 (BGBl. I Nr. 121/2025). Dazu kommen das Konzessionsvergaberecht nach dem BVergKonz 2018, die Vergabe im Verteidigungs- und Sicherheitsbereich nach dem BVergGVS 2012 sowie der vergabespezifische Rechtsschutz nach dem BVergG 2018 und den Vergabenachprüfungsgesetzen der Länder.

Shortlist heißt vergaberechtlich: beschränkte Auswahl geeigneter Unternehmer

Vergaberechtlich entspricht die Shortlist der Einladung einer beschränkten Anzahl von Unternehmen. Beim nicht offenen Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung wird eine beschränkte Anzahl geeigneter Unternehmer zur Abgabe von Angeboten eingeladen. Dasselbe Muster gilt bei der Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung: Einer beschränkten Anzahl von Unternehmen wird die geplante Vergabe einer Leistung bekannt gegeben.

Über die Zusammensetzung entscheiden die Eignungskriterien: Vergeben werden darf nur an befugte, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen. Schon in der Ausschreibung ist festzulegen, mit welchen Nachweisen Unternehmen ihre Eignung belegen. Wer die Shortlist zusammenstellt, muss daher zuerst die geforderten Nachweise klären – sie bestimmen, wer in Frage kommt, und damit auch, wie viele Unternehmen realistisch angefragt werden können.

Wie förmlich das Verfahren, so breit die Auswahl

Nach dem Bundesvergabegesetz zählt die WKÖ elf verschiedene Arten von Vergabeverfahren. § 31 Abs. 1 BVergG 2018 enthält die Auflistung der Verfahrensarten. Für die Shortlist sind vor allem drei Konstellationen relevant, die sich deutlich in der Förmlichkeit unterscheiden.

Die Direktvergabe ist in § 31 Abs. 11 BVergG 2018 geregelt und erlaubt, eine Leistung formfrei und gegen Entgelt an ein frei gewähltes, geeignetes Unternehmen zu vergeben. In der Praxis werden zuvor häufig von einem oder mehreren Unternehmen Angebote beziehungsweise unverbindliche Preisauskünfte eingeholt; Ausschreibungsunterlagen muss der Auftraggeber nicht erstellen. Bei der Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung wird einer beschränkten Anzahl von Unternehmen die geplante Vergabe bekannt gegeben, wobei Auftraggeber, Leistungsgegenstand, Erfüllungsort und Lieferfrist genannt werden müssen. Beim nicht offenen Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung wird ebenfalls eine beschränkte Anzahl geeigneter Unternehmer zur Angebotsabgabe eingeladen.

Praktische Regel: Je förmlicher und wettbewerbsorientierter das Verfahren, desto breiter und besser begründet muss die Auswahl sein. Die formfreie Preisauskunft bei der Direktvergabe verträgt eine kleine, gezielte Runde; das nicht offene Verfahren verlangt eine Auswahl, die auf Eignung und Marktabdeckung gestützt ist.

Vergleich der Vergabeverfahren nach Förmlichkeit und Anzahl der Shortlist-Teilnehmer

Der Auftragswert setzt den Maßstab für den Auswahlaufwand

Das BVergG 2018 zieht für die Verfahrenswahl Wertgrenzen, die sich auf den Auswahlaufwand übertragen lassen. Eine Direktvergabe ist bei einer nationalen Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen zulässig, wenn der Auftragswert ohne Umsatzsteuer weniger als 100.000 Euro beträgt (§ 46 Abs. 2 BVergG 2018). Diese Grenze besteht, weil ein förmliches Vergabeverfahren bei einem so geringen Auftragswert in keiner ökonomischen Relation zum Wert der Leistung steht.

Für die Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung darf der geschätzte Auftragswert nach § 47 Abs. 2 BVergG 2018 bei Bauaufträgen 500.000 Euro und bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen 130.000 Euro nicht überschreiten. Vor dem Erstellen einer Ausschreibung ist zudem abzuklären, ob die Vergabe im Ober- oder Unterschwellenbereich liegt; im Oberschwellenbereich ist die Angebotsabgabe auf elektronischem Weg verpflichtend.

Für die Shortlist heißt das: Unterhalb der Direktvergabegrenze ist eine kleine, gezielte Auswahl sachlich gerechtfertigt, weil der Aufwand sonst außer Verhältnis zur Leistung steht. Je höher der Auftragswert und je förmlicher das Verfahren, desto strenger fallen die Anforderungen an Begründung und Dokumentation der Auswahl aus.

Entscheidend ist die Vergleichbarkeit der Angebote

Beim Erstellen der Ausschreibung ist sicherzustellen, dass die Angebote vergleichbar sind. Diese Prüfpflicht liefert das stärkste sachliche Argument für die Größe der Shortlist: Die Liste muss so besetzt sein, dass sich die Angebote überhaupt sinnvoll gegenüberstellen lassen.

Welche Parameter vorab zu klären sind, ergibt sich aus dem Auftragsgegenstand: ob nach dem Bestangebots- oder in Ausnahmefällen nach dem Billigstangebotsprinzip zugeschlagen wird, ob Alternativangebote zulässig sind (was nur bei Vergabe nach dem Bestangebotsprinzip zulässig ist) und welche Mindestanforderungen sie erfüllen müssen, ob und wie Subunternehmerleistungen zulässig sind, sowie der Umgang mit rechnerisch fehlerhaften Angeboten und der Preiserstellung. Soll nach dem Bestangebotsprinzip zugeschlagen werden, sind grundsätzlich sämtliche relevanten Zuschlagskriterien gewichtet anzugeben; das Billigstangebotsprinzip setzt klar definierte Qualitätsstandards in technischer, wirtschaftlicher und rechtlicher Hinsicht voraus.

Eine zu kurze Liste schwächt den Preis- und Qualitätsvergleich, weil zu wenige vergleichbare Angebote vorliegen. Eine unnötig lange Liste erzeugt Aufwand ohne Erkenntnisgewinn – vor allem dort, wo Alternativangebote, Subunternehmerleistungen und Rechenfehler geprüft werden müssen.

Wonach sich die konkrete Anzahl bemisst

Statt nach einer Wunschzahl zu suchen, sind jene Größen heranzuziehen, die die Auswahl sachlich tragen: Anbieterdichte am relevanten Markt, geforderte Eignungsnachweise (Befugnis, Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit), Auftragswert samt einschlägigen Wertgrenzen, Zuschlagsprinzip sowie Umfang und Komplexität des Leistungsgegenstandes. Aus diesen Faktoren ergibt sich die Zahl der angefragten Unternehmen – nicht umgekehrt.

Das Ergebnis sollte dokumentiert werden: Wer wurde angefragt, wer nicht, und warum. In der Ausschreibung ist die zuständige Vergabekontrollbehörde anzugeben; die WKÖ weist auf Nachprüfungsverfahren und deren Fristen hin.