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Markterkundung für Software und Dienstleistungen in Österreich
Die Markterkundung ist eine unverbindliche Vorabprüfung des Marktes durch öffentliche Auftraggeber vor Einleitung eines Vergabeverfahrens.
Markterkundung für Software und Dienstleistungen: Einordnung und Nutzen
Die Markterkundung ist eine unverbindliche Vorabprüfung des Marktes durch öffentliche Auftraggeber vor Einleitung eines Vergabeverfahrens. Sie sammelt Informationen über die Verfügbarkeit von Anbietern, Angebote, Preisrahmen und technische Lösungen, damit die spätere Ausschreibung den realen Marktbedingungen entspricht und wettbewerbsfähig sowie wirtschaftlich umsetzbar ist. Nach dem Bundesvergabegesetz (BVergG) ist sie ein zulässiges Instrument zur Informationsgewinnung – kein verpflichtender Bestandteil des Vergabeverfahrens, sondern ein freiwilliger Schritt zur Informationsbeschaffung.
Sie ist keine Ausschreibung: Es werden keine bindenden Entscheidungen über die Auftragsvergabe getroffen, und die eingeholten Informationen verpflichten nicht, später einen bestimmten Anbieter auszuwählen. Gegenüber den kontaktierten Unternehmen muss deutlich gemacht werden, dass die Markterkundung ausschließlich der Informationssammlung dient und noch kein Vergabeverfahren eingeleitet wird. Von der Marktforschung unterscheidet sie sich durch den Bezug: Marktforschung untersucht Märkte allgemein, die Markterkundung ist auf ein konkretes Beschaffungsvorhaben und dessen vergaberechtliche Vorgaben zugeschnitten.
Bei IT-Beschaffungen wiegt der Nutzen besonders schwer, weil technologische Entwicklungen schnell voranschreiten und Auftraggeber den Markt oft nicht ausreichend kennen, um unmittelbar eine Ausschreibung zu formulieren. Typischer Fall: Ein Auftraggeber plant ein neues System zur Verwaltung von Daten; über Marktabfragen erhält er Informationen zu Preisen, technischen Anforderungen und allfälligen Alleinstellungsmerkmalen einzelner Anbieter, die anschließend in die Leistungsbeschreibung und die Auftragswertschätzung einfließen. Dieselbe Logik gilt für Dienstleistungen, deren Leistungsumfang, Betriebsmodell und Preisniveau erst durch Marktkenntnis greifbar werden.
Rechtlicher Rahmen in Österreich: Transparenz, Gleichbehandlung, Wettbewerb
In Österreich ist die Markterkundung als gesetzliches Instrument zur Vorbereitung von Vergabeverfahren vorgesehen; sie setzt Art. 40 der Richtlinie 2014/24/EU um. Öffentliche Auftraggeber dürfen sie vor Einleitung eines Vergabeverfahrens durchführen, um Informationen über den Markt, verfügbare Lösungen, wirtschaftliche und technische Rahmenbedingungen sowie mögliche Beschaffungsstrategien zu erlangen – sofern dadurch keine Wettbewerbsverzerrung entsteht und die Grundsätze der Transparenz und der Gleichbehandlung gewahrt bleiben.
Die Grenzen liegen in der Neutralität: Die Markterkundung darf keinen einzelnen Marktteilnehmer bevorzugen und ist so zu dokumentieren, dass Neutralität und Nachvollziehbarkeit gewahrt bleiben. Ebenso muss klargestellt sein, dass noch kein Vergabeverfahren läuft und aus der Teilnahme kein Anspruch auf den Auftrag entsteht. Damit gilt sie als vergabefachliche und wirtschaftliche Vorbereitungstätigkeit, nicht als vorgezogene Vergabeentscheidung.
Blick über die Grenze: In Deutschland ist die Markterkundung in § 28 VgV, § 20 UVgO und § 2 Abs. 5 VOB/A geregelt; § 28 Abs. 2 VgV stellt klar, dass ein Vergabeverfahren nicht nur zur Markterkundung oder Preisermittlung durchgeführt werden darf. Mit dem deutschen Vergabebeschleunigungsgesetz wurde § 28 Abs. 1 Satz 2 VgV zum 1. Juli 2026 erweitert: Die Markterkundung kann sich dort nun ausdrücklich auch auf umweltbezogene und soziale Aspekte sowie auf Qualität und Innovation beziehen und auch elektronisch erfolgen, etwa über digitale Plattformen sowie Fach- und Vergleichsportale.
Was die Markterkundung leisten soll: Bedarf, Leistungsbeschreibung, Risiken
Vier Ziele stehen im Vordergrund: die präzise Definition des Beschaffungsbedarfs, die Entwicklung einer marktkonformen Leistungsbeschreibung, die Wahl einer geeigneten Vergabestrategie sowie die Vermeidung unrealistischer oder diskriminierender Anforderungen.
Für den Wettbewerb heißt das konkret: Marktgerechte Lösungen werden berücksichtigt, potenziell bessere oder günstigere Angebote nicht übersehen, und es können mehr Anbieter passende Angebote legen, was Qualität und Effizienz des Vergabeverfahrens erhöht. Transparenz entsteht, weil die Ausschreibungsbedingungen realistisch und nachvollziehbar formuliert und allen potenziellen Anbietern gleichermaßen zugänglich sind. Die Markterkundung hilft außerdem, Vorgaben weder zu eng noch zu weit zu fassen, und minimiert Risiken in der späteren Umsetzung.
Bei Software und Dienstleistungen kommt die Kostenseite hinzu: Frühzeitige Preisanfragen und die Einbindung potenzieller Anbieter liefern Anhaltspunkte für die Auftragswertschätzung und verhindern, dass Leistungsumfang und Budget auseinanderlaufen. Wer Preisniveaus und Leistungsstandards kennt, kann Anforderungen priorisieren und Ausbaustufen sinnvoll schneiden, statt alles in eine einzige, überdimensionierte Ausschreibung zu packen.
Die gesammelten Informationen fließen in die Pflichtinhalte der späteren Ausschreibung ein; sie verbessern deren Qualität, erleichtern die Ausschreibungsvorbereitung und erhöhen die Attraktivität des Verfahrens für den Markt.
Vorgehen in der Praxis: Von der Bedarfsklärung bis zur Dokumentation
Schritt 1 – Bedarf intern klären: Vor jedem Anbieterkontakt muss feststehen, welches Problem gelöst werden soll, welche Nutzergruppen betroffen sind, welche Schnittstellen und Datenbestände berührt werden und welches Betriebsmodell angestrebt ist. Eine unklare Bedarfslage überträgt sich sonst direkt in eine unklare Ausschreibung.
Schritt 2 – Informationsbedarf strukturieren: Die Markterkundung umfasst die systematische Erhebung, Analyse und Bewertung von Marktinformationen. Erfasst werden verfügbare Leistungen, technische Entwicklungen, Preisniveaus und Anbieterstrukturen; dazu kommen je nach Vorhaben die Analyse von Marktstrukturen und Leistungsangeboten, die Bewertung technischer und wirtschaftlicher Lösungsansätze sowie die Einschätzung von Preisniveaus und Leistungsstandards.
Schritt 3 – Kontakt mit Anbietern: Dazu gehören Preisanfragen und die Einbindung potenzieller Anbieter. Der öffentliche Auftraggeber kann sich im Rahmen der Markterkundung insbesondere von Dritten beraten lassen. Bei jedem Kontakt ist offenzulegen, dass es sich um Informationssammlung handelt und noch kein Vergabeverfahren eingeleitet ist.
Schritt 4 – Auswerten: Preise, technische Anforderungen und Anbieterprofile werden zu einer belastbaren Grundlage für Leistungsbeschreibung und Auftragswertschätzung zusammengeführt. Wer die Auskünfte nicht auswertet, hat den Aufwand ohne Nutzen betrieben.
Schritt 5 – Dokumentieren: Die Markterkundung ist so zu dokumentieren, dass Neutralität und Nachvollziehbarkeit gewahrt bleiben. Aufzuzeichnen sind Anlass, angesprochene Stellen und Personen, gestellte Fragen, erhaltene Auskünfte und die daraus gezogenen Schlussfolgerungen für die Ausschreibung.
Schritt 6 – Übergang in die Ausschreibung: Aus der Markterkundung entsteht keine Bindung an einen Anbieter; die gesammelten Informationen verpflichten nicht zur späteren Auswahl. Das Vergabeverfahren selbst beginnt erst mit seiner Einleitung.
Methoden und Quellen für den österreichischen Software- und Dienstleistungsmarkt
Marktanalyse: Sie umfasst die Analyse von Marktstrukturen und Leistungsangeboten, die Bewertung technischer und wirtschaftlicher Lösungsansätze sowie die Einschätzung von Preisniveaus und Leistungsstandards. Für Software ist zusätzlich zu erheben, welche technologischen Entwicklungen – etwa Cloud- oder KI-basierte Systeme – am Markt tatsächlich verfügbar sind.
Anbieterrecherche und Preisanfragen: Zu klären ist, welche Anbieter welche Leistungen in welcher Region erbringen und welche Preisrahmen realistisch sind. Konkrete Anfragen bei mehreren Anbietern liefern belastbarere Werte als hausinterne Schätzungen.
Elektronische Quellen: Marktinformationen lassen sich über digitale Plattformen sowie Fach- und Vergleichsportale gewinnen. Solche Kanäle erlauben eine breite Abfrage, ohne einzelne Anbieter zu bevorzugen.
Externe Beratung: Der öffentliche Auftraggeber kann sich im Rahmen der Markterkundung insbesondere von Dritten beraten lassen. Vergabefachliche Begleitung ist vor allem sinnvoll, wenn die Leistung schwer abgrenzbar ist oder der geschätzte Auftragswert Schwellenwerte berührt.
Regionaler Markt: Österreich verfügt über ein Ökosystem an Softwareentwicklungsunternehmen; Firmen in Wien, Graz, Linz und Salzburg verbinden technische Expertise mit Verständnis für verschiedene Industriesektoren und liefern Lösungen, die europäischen Standards entsprechen. Für die Anbieterliste ist daher neben der fachlichen Eignung zu erheben, welche Anbieter im relevanten Umfeld über eigene Teams und Ansprechpartner verfügen.
Worauf bei Software- und Dienstleistungspartnern in Österreich zu achten ist
Technische Expertise und Vielseitigkeit: Kenntnisse in einer breiten Palette von Programmiersprachen, Frameworks und Technologien sind die Basis für vielfältige Lösungen. Branchenspezifische Erfahrung: nachgewiesenes Verständnis der Branche des Auftraggebers, ihrer Herausforderungen und ihres regulatorischen Umfelds. Agile Entwicklungsmethodik: ein transparenter, iterativer Prozess, der Flexibilität, Zusammenarbeit und kontinuierliche Wertschöpfung ermöglicht.
Skalierbarkeit und Sicherheit: Individuelle Systeme sollen mit dem Unternehmen wachsen und flexibel bleiben; erfahrene Entwicklungsteams liefern sichere und zuverlässige Lösungen. Fragen Sie im Erstgespräch nach, wie Erweiterbarkeit, Testabdeckung, Datenschutz und Betriebssicherheit organisatorisch verankert sind.
Betreuungsumfang und lokale Nähe: Zu prüfen ist, ob ein Anbieter nur Entwicklung oder auch Planung, Roll-out, Betrieb und Wartung abdeckt – also ob Sie einen Partner für das Gesamtprojekt oder nur für einen Abschnitt bekommen. Lokale Entwicklungsteams ermöglichen kurze Kommunikationswege und Abstimmung vor Ort; DevOps-Praxis und regelmäßige Sprints sind ein Hinweis auf kontinuierliche Lieferung statt eines einzigen großen Roll-outs.
Rollen und Abläufe klären: Wer ist im Projekt Ansprechpartner, wie werden Anforderungen erhoben (Requirements Engineering), wie wird getestet, wie erfolgt die Übergabe in den Betrieb? Diese Punkte sind Teil der Leistungsbeschreibung und der Bewertung von Angeboten – nicht erst der Vertragsverhandlung.
Typische Fehler vermeiden: zu enge Vorgaben, Einflussnahme, fehlende Transparenz
Zu enge oder zu weite Vorgaben: Zu eng gefasste Anforderungen schließen Anbieter aus, zu weite machen Angebote schwer vergleichbar. Die Markterkundung dient gerade dazu, Vorgaben zu finden, die weder das eine noch das andere bewirken.
Bevorzugung einzelner Anbieter: Die Markterkundung darf keinen einzelnen Marktteilnehmer bevorzugen. Problematisch ist insbesondere, nur einen Anbieter zu kontaktieren, dessen Formulierungen unverändert in die Ausschreibung zu übernehmen oder informelle Absprachen zu treffen, die den Ausgang vorwegnehmen.
Unklare Kommunikation: Wird gegenüber den Anbietern nicht klargestellt, dass noch kein Vergabeverfahren läuft und die Teilnahme keine Auftragszusage ist, entstehen Erwartungen, die im weiteren Verfahren Konflikte und Einsprüche auslösen können.
Fehlende Dokumentation: Ohne nachvollziehbare Aufzeichnung von Fragen, Auskünften und Schlussfolgerungen lässt sich die Neutralität der Markterkundung nicht belegen. Das wiegt besonders schwer, wenn Anforderungen aus dem Markt wörtlich in die Leistungsbeschreibung einfließen.
Verwechslung mit der Vergabe: Markterkundung und Ausschreibung sind getrennt zu halten; die Markterkundung dient der Vorbereitung und trifft keine bindenden Entscheidungen über die Auftragsvergabe.
Checkliste für die Markterkundung vor der Ausschreibung
Vorbereitung: – Beschaffungsbedarf intern präzise definiert; Nutzergruppen, Schnittstellen und Betriebsmodell geklärt. – Informationsbedarf festgelegt: verfügbare Leistungen, technische Entwicklungen, Preisniveaus, Anbieterstrukturen. – Anbieterliste breit genug; mehrere Anbieter und gegebenenfalls externe Beratung vorgesehen. – Formulierung bereit, die gegenüber Anbietern klarstellt, dass noch kein Vergabeverfahren eingeleitet ist.
Durchführung: – Fragen an Anbieter sachlich und anbieterneutral gestellt; keine projektbezogenen Zusagen gemacht. – Preisinformationen und technische Anforderungen bei mehreren Anbietern erhoben. – Keine Formulierung eines Anbieters unverändert übernommen. – Alle Kontakte, Auskünfte und Unterlagen gesammelt.
Auswertung und Übergang: – Ergebnisse in Leistungsbeschreibung und Auftragswertschätzung eingearbeitet. – Anforderungen weder zu eng noch zu weit gefasst; keine diskriminierenden Vorgaben. – Markterkundung so dokumentiert, dass Neutralität und Nachvollziehbarkeit belegt sind. – Aus der Markterkundung keine Bindung an einen Anbieter abgeleitet; das Vergabeverfahren wird gesondert eingeleitet.