Shortlists für Anbieter nach klaren Kriterien aufbauen

Wozu eine Shortlist mit klaren Kriterien?

Eine Shortlist entsteht aus einer strukturierten Vorauswahl. Sie hält fest, welche Anbieter für ein konkretes Vorhaben grundsätzlich infrage kommen – und weshalb. Wer die Auswahlkriterien schon vor der ersten Anfrage festlegt, spart in Markterkundung, Ausschreibung und Angebotsprüfung Zeit: Dieselben Grundsatzfragen müssen dann nicht bei jedem Schritt neu geklärt werden.

Für öffentliche Auftraggeber in Österreich bildet das Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) den Rahmen. Zu den vergaberechtlichen Grundsätzen gehören freier und lauterer Wettbewerb, Beachtung der unionsrechtlichen Grundfreiheiten, Diskriminierungsverbot sowie Gleichbehandlungs- und Transparenzgebot. Vergeben werden soll an befugte, zuverlässige und leistungsfähige Unternehmer zu angemessenen Preisen. Maßnahmen in einem Vergabeverfahren dürfen nicht darauf abzielen, den Wettbewerb künstlich einzuschränken oder die Anwendung des BVergG zu umgehen.

Kriterien machen Entscheidungen nachvollziehbar – auch für Anbieter, die nicht auf die Shortlist kommen. Eine begründete Auswahl schafft die Basis dafür, dass die spätere Vergabeentscheidung auch bei einer Überprüfung nachvollziehbar bleibt.

Zur Einordnung: Die Shortlist ist ein Vorbereitungsinstrument und ersetzt kein Vergabeverfahren. Wie Anbieter einzubeziehen sind, regelt das BVergG je nach Verfahrensart – etwa offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung oder Verhandlungsverfahren.

Schritte zur Erstellung einer Shortlist nach klaren Kriterien

Wichtigste rechtliche Rahmenbedingungen für öffentliche Aufträge in Österreich

Vom Bedarf zu den Kriterien

Den Ausgangspunkt bildet die Leistungsbeschreibung: Was ist in welcher Qualität, bis wann, an welchen Standorten und mit welchen Schnittstellen zu erbringen? Ergänzen Sie Projektziele und die wesentlichen Risiken – Termin-, Ausfall-, Qualitäts- und Preisrisiko. Erst daraus lassen sich überprüfbare Anforderungen ableiten.

Bewährt hat sich eine Dreiteilung. Muss-Kriterien sind zwingend und knüpfen an Eignung oder Mindestanforderungen der Leistung an; wer sie nicht erfüllt, scheidet aus. Kann-Kriterien sind Zusatzqualitäten und fließen in die Bewertung ein. Ausschlusskriterien erfassen Konstellationen, in denen eine Zusammenarbeit von vornherein nicht infrage kommt.

Formulieren Sie die Kriterien neutral und leistungsbezogen, nicht auf einen bestimmten Anbieter zugeschnitten. Prüfen Sie jedes Kriterium darauf, ob es (a) für die Leistung tatsächlich relevant, (b) mit einem Nachweis belegbar ist und (c) von mehreren Marktteilnehmern erfüllt werden kann. Ein Kriterium, das nur ein Unternehmen erfüllen kann, stellt ein Risiko für das Verfahren dar.

Der Preis ist eines von mehreren Kriterien: Das BVergG nennt die Vergabe zu angemessenen Preisen als Ziel – nicht den billigsten Anbieter. Beziehen Sie daher Lebenszyklus- und Folgekosten in Ihre Überlegungen ein, bevor Sie die Gewichtung festlegen.

Vergleich von Kriterienarten in der Shortlist

Eignung, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit prüfen

Die Eignungsprüfung stellt in Österreich drei Fragen: Ist der Anbieter befugt, zuverlässig und leistungsfähig? Diese drei Prüfschritte sollten auch in Ihrer Shortlist erkennbar sein – am besten als klar getrennte Muss-Kriterien.

Für die berufliche Befugnis verlangen Sie die einschlägigen Nachweise; bei der Zuverlässigkeit geht es unter anderem um die im BVergG geregelten Ausschlussgründe. Üblich sind Auszüge aus Firmenbuch und Gewerberegister sowie Bestätigungen über die Erfüllung der Abgaben- und Sozialversicherungspflichten – jeweils aktuell und mit erkennbarem Ausstellungsdatum.

Die Leistungsfähigkeit belegen Anbieter in der Regel durch Referenzen vergleichbarer Projekte, die Verfügbarkeit von Schlüsselpersonal, technische Ausstattung und wirtschaftliche Bonität. Achten Sie darauf, dass Referenzanforderungen in einem angemessenen Verhältnis zum Auftragsvolumen stehen – überhöhte Hürden schließen kleinere Betriebe aus.

Für die Beschaffung in Österreich ist der Auftragnehmerkataster Österreich (ANKÖ) relevant. Die Liste geeigneter Unternehmer des Auftragnehmerkatasters ist ein einschlägiges, allgemein zugängliches Verzeichnis von Unternehmen und deren Eignungsnachweisen gemäß den Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes. Unternehmen können sich dort eintragen lassen und damit den Nachweis der beruflichen Befugnis und der beruflichen Zuverlässigkeit führen. Wenn Sie ein solches Verzeichnis nutzen, prüfen Sie, ob der Eintrag aktuell ist und ob er die von Ihnen geforderten Nachweise tatsächlich abdeckt.

Soziale und ökologische Kriterien integrieren

Das BVergG verlangt, auf die Umweltgerechtigkeit der Leistung Bedacht zu nehmen. Ebenso ist auf die Beschäftigung von Frauen, Personen im Ausbildungsverhältnis, Langzeitarbeitslosen, Menschen mit Behinderung und älteren Arbeitnehmern sowie auf Maßnahmen zur Umsetzung sonstiger sozialpolitischer Belange Bedacht zu nehmen. Bei Konzeption und Durchführung eines Vergabeverfahrens soll zudem darauf geachtet werden, dass KMU teilnehmen können.

In der Shortlist haben solche Anforderungen als gewichtete Kann-Kriterien ihren Platz – der Vorteil: Sie werden schon vor der Ausschreibung sichtbar. Formulieren Sie sie prüfbar, etwa ein zertifiziertes oder gleichwertig nachgewiesenes Umweltmanagementsystem, definierte Sozialstandards in der Leistungserbringung, Maßnahmen zur Aus- und Weiterbildung oder ein Konzept zur Barrierefreiheit. Bleiben Sie bei der Formulierung offen für gleichwertige Nachweise.

Der naBe-Aktionsplan für eine sozial nachhaltige Beschaffung legt den Schwerpunkt auf die Integration sozialer Kriterien in allen Phasen des Vergabeprozesses und auf die Vergabe öffentlicher Aufträge an soziale Betriebe. Wer soziale Betriebe gezielt erreichen will, sollte das in der Markterkundung berücksichtigen.

Achten Sie darauf, dass die Kriterien sachbezogen bleiben: Sie müssen mit der Leistung zusammenhängen, zum Auftragsvolumen verhältnismäßig sein und überprüfbar nachgewiesen werden können.

Gewichtung und Bewertungsraster festlegen

Damit mehrere Anbieter vergleichbar sind, braucht es ein Raster, das vor der Bewertung festgelegt und für alle gleich angewendet wird: dieselben Kriterien, dieselben Fragen, dieselben Nachweisquellen, dieselbe Skala.

Ein einfaches Modell arbeitet mit Muss-Kriterien als Ja/Nein-Schwelle und gewichteten Kann-Kriterien, die auf einer Punkteskala (etwa 0 bis 5) bewertet und mit Prozentgewichten multipliziert werden. Alternativ ist ein Ampelsystem möglich, bei dem jede Stufe definiert, ab wann sie vergeben wird. Das Gesamtgewicht aller Kann-Kriterien sollte einen nachvollziehbaren Wert ergeben – üblicherweise 100 Prozent.

Legen Sie für jedes Kriterium eine Mindestpunktzahl fest, unter der ein Anbieter nicht weiterkommt. Notieren Sie zu jeder Bewertung eine kurze Begründung und die herangezogene Quelle (Referenzschreiben, Zertifikat, Auskunft). Lassen Sie kritische Bewertungen von einer zweiten Person prüfen – das Vier-Augen-Prinzip stärkt die Nachvollziehbarkeit und verringert Nachprüfungsrisiken.

Halten Sie außerdem fest, wie Sie mit Teilerfüllung umgehen, wie viele Anbieter auf die Shortlist kommen sollen und was geschieht, wenn zu wenige die Schwelle erreichen.

Markterkundung und Quellen für Anbieter

Gute Shortlists entstehen nicht am Schreibtisch. Nutzen Sie mehrere Quellen: öffentliche Vergabeplattformen und Bekanntmachungen, den Auftragnehmerkataster Österreich als Verzeichnis von Unternehmen mit Eignungsnachweisen, Interessenvertretungen und Fachverbände, Branchenverzeichnisse, Fachmessen und Kongresse sowie Erfahrungen aus früheren Projekten und aus der Zusammenarbeit mit Subunternehmern.

Für soziale Betriebe bietet der naBe-Aktionsplan einen inhaltlichen Anknüpfungspunkt. Die Europäische Kommission stellt darüber hinaus einen praktischen Leitfaden für die öffentliche Auftragsvergabe mit Hinweisen zur Fehlervermeidung bereit – nützlich als Prüfliste, wenn Sie Verfahrensschritte kontrollieren.

Fragen Sie früh und breit an – mit einem Kurzprofil aus Leistungsbild, Mengen, Ort, Zeitraum und den wichtigsten Anforderungen. Die Rückmeldungen zeigen, wie der Markt aufgestellt ist, welche Anforderungen realistisch sind und ob Sie Nachweise überfordern. Achten Sie darauf, dass aus der Markterkundung kein Vorteil für einzelne Anbieter entsteht: Alle angesprochenen Unternehmen erhalten dieselben Informationen.

Vorqualifizieren Sie anschließend anhand der festgelegten Kriterien. Ergeben sich nur ein oder zwei geeignete Anbieter, ist das ein Signal, die Anforderungen zu prüfen oder den Markt breiter abzusuchen.

Shortlist dokumentieren und aktualisieren

Halten Sie schriftlich fest: Anlass der Shortlist, zugrunde liegendes Projekt, Kriterien samt Gewichtung, Quellen der Anbieterinformationen, Ergebnis je Anbieter mit kurzer Begründung, allfällige Ausschlüsse sowie Verantwortliche mit Datum. Auch Zwischenentscheidungen – etwa das Verwerfen eines ursprünglichen Kriteriums – gehören dokumentiert.

Nach § 49 BVergG 2018 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, alle Entscheidungen und Vorgänge zu dokumentieren; die Unterlagen sind mindestens drei Jahre aufzubewahren und können von den Vergabekontrollbehörden eingesehen werden. Eine saubere Dokumentation ist damit nicht nur interne Gedächtnisstütze, sondern Teil der Rechtmäßigkeit des Verfahrens.

Planen Sie die Aktualisierung von Anfang an ein: Prüfen Sie in festen, vorab definierten Abständen, ob Nachweise noch gültig sind, ob Anbieter ihre Tätigkeit eingestellt haben, ob sich Eigentums- oder Beteiligungsverhältnisse geändert haben und ob neue Anbieter aufgenommen werden sollten. Versionieren Sie die Liste, damit nachvollziehbar bleibt, welche Fassung für welches Verfahren gegolten hat.

Sinnvoll ist eine kurze Notiz zu jeder Änderung: Wer wurde wann und aus welchem Grund aufgenommen, gestrichen oder nachgereiht?

Typische Fehler und Wettbewerbsrisiken vermeiden

Häufige Fehlerquellen sind intransparente Kriterien, faktisch auf einen Anbieter zugeschnittene Kriterien sowie Anforderungen, die den Kreis möglicher Bieter unnötig verengen.

Ebenfalls riskant sind überhöhte Eignungshürden, etwa Umsatz- oder Referenzanforderungen, die kleinere und mittlere Betriebe strukturell ausschließen. Achten Sie außerdem auf veraltete Anbieterdaten: Ein Eintrag in einem Verzeichnis oder ein Zertifikat kann abgelaufen sein, bevor Sie es merken.

Wer Anbieter ablehnt, ohne die Gründe festzuhalten, verliert in einem allfälligen Nachprüfungsverfahren die Argumentationsbasis. Für die Nachprüfung zuständig sind auf Bundesebene das Bundesverwaltungsgericht, auf Landes- und Gemeindeebene die Landesverwaltungsgerichte. Neben rechtlichen Folgen drohen vor allem Verzögerungen und höhere Transaktionskosten.

Wirksame Gegenmaßnahmen sind einfach: Kriterien und Gewichtung vor der ersten Anfrage schriftlich fixieren, Nachweise mit Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum verlangen, Bewertungen begründen, das Vier-Augen-Prinzip anwenden und die Shortlist regelmäßig überarbeiten. Wer so vorgeht, hält die Auswahl auch dann stand, wenn sie einmal überprüft wird.