Leistungsverzeichnis für IT-Dienstleistungen erstellen

Warum ein Leistungsverzeichnis für IT-Dienstleistungen erstellen?

Ein Leistungsverzeichnis (LV) ist Bestandteil der Leistungsbeschreibung öffentlicher Ausschreibungen. Es definiert die geforderten Leistungen eindeutig; die Beschreibung der Leistungen ist eine wichtige Grundlage für die Kalkulation der Angebote (ibau). Bei IT-Dienstleistungen funktioniert dieses Prinzip gleich: Statt Bauleistungen werden Betrieb, Support, Weiterentwicklung, Cloud-Dienste oder Migrationen in einzelne, klar beschriebene Teilleistungen zerlegt und mit eindeutigen Positionen und Mengen versehen.

Ein LV umfasst alle Teilleistungen, die im Zuge eines Auftrags erbracht werden müssen. Es dient Auftraggeber:innen als Basis für die Erstellung von Ausschreibungen und Bieter:innen als Grundlage für die Angebotserstellung inklusive Kalkulation (ibau). Ohne diese Aufgliederung bleiben pauschale Formulierungen wie „IT-Support“ oder „Systembetreuung“ interpretationsbedürftig: Bieter:innen kalkulieren unterschiedliche Annahmen, die Angebote sind nicht vergleichbar, Nachträge oder Leistungsstreitigkeiten sind vorprogrammiert.

Vorteile und Risiken bei pauschalen vs. detaillierten Leistungsbeschreibungen

Was ein LV für IT-Dienstleistungen ist und wozu es dient

Ein Leistungsverzeichnis ist ein Verzeichnis aller Leistungen, die für die Durchführung eines Auftrags benötigt werden, und fester Bestandteil öffentlicher Ausschreibungen. Es ermöglicht Bieter:innen eine akkurate Kalkulation; die Leistungsbeschreibungen einzelner Leistungen und Teilleistungen stehen in den jeweiligen Positionen (documedia.at).

Nach der allgemeinen Definition enthält ein LV sämtliche für die Preisfindung relevanten Informationen und legt als Kernbestandteil jeder Ausschreibung die im Einzelnen geforderten Teilleistungen exakt fest. Es gliedert sich in Bereiche mit hierarchischem Aufbau; die Positionen liegen auf der untersten Hierarchieebene (ibau).

Für IT-Dienstleistungen heißt das: Der IKT-Auftrag wird in klar beschriebene Teilleistungen zerlegt – etwa getrennt nach Systemen, Standorten, Servicezeiten oder Leistungsarten. Jede Teilleistung erhält eine eindeutige Position mit Mengeneinheit. Damit steht fest, was zu liefern ist und in welcher Menge es bepreist werden muss.

Aufbau und Hierarchie: Vom Bereich zur einzelnen IT-Position

Ein LV ist hierarchisch aufgebaut, beinhaltet alle Bereiche mit den jeweiligen Unterbereichen; ein Bereich kann weitere LV-Bereiche enthalten; auf der untersten Ebene liegen die einzelnen Positionen (ibau; documedia.at).

Für IT-Dienstleistungen trennt diese Struktur komplexe IKT-Leistungen in überschaubare, kalkulierbare Einheiten. Typische oberste Bereiche sind Betrieb und Wartung, Anwenderbetreuung (Support), Entwicklung und Weiterentwicklung oder Migration und Einführung. Unterbereiche können nach Systemgruppen, Standorten, Organisationseinheiten oder Leistungsarten gebildet werden; die unterste Ebene enthält die einzelnen Positionen mit Beschreibung, Menge und Mengeneinheit.

Je tiefer die Gliederung, desto leichter lässt sich eine Position bepreisen und später abrufen oder abnehmen. Pauschal beschriebene Bereiche verlagern das Kalkulationsrisiko in die Angebotssumme und erschweren die Prüfung, ob eine erbrachte Leistung der Ausschreibung entspricht.

Inhalte und Spezifikationen: Was in einem IT-Leistungsverzeichnis stehen muss

Ein Leistungsverzeichnis muss alle auszuführenden Leistungen eines Vorhabens in klarer, gegliederter Form enthalten, samt genauer Leistungsbeschreibungen (ibau). Auftraggeber:innen versehen die Leistungen mit Mengenangaben und Spezifikationen (ibau); in den Positionen stehen Spezifikationen wie Menge und gewünschte Produkte (documedia.at). Das LV bietet zudem Platz für Wunschprodukte, die geliefert oder eingesetzt werden sollen (ibau).

Für ein IT-Leistungsverzeichnis sind mindestens festzuhalten: alle auszuführenden Teilleistungen, eine eindeutige Positionsbezeichnung, die Mengeneinheit (z. B. Anzahl der Systeme, Arbeitsplätze, Nutzer:innen, Stunden oder Monate), der Leistungsort bzw. das betroffene System, die Häufigkeit oder der Leistungszeitraum sowie geforderte Spezifikationen und Produkte.

Eindeutigkeit ist bei IT-Dienstleistungen besonders kritisch, weil viele Leistungen nicht sichtbar geliefert werden. Eine Position sollte daher beschreiben, was zu tun ist, in welchem Umfang, in welcher Qualität und mit welchen Nachweisen. Allgemeine Formulierungen wie „laufende Betreuung“ legen Bieter:innen unterschiedlich aus und führen zu inhaltlich nicht vergleichbaren Angeboten.

Pflichtangaben im IT-Leistungsverzeichnis

Schritt für Schritt: So erstellen Sie ein LV für IT-Dienstleistungen

Ein Leistungsverzeichnis entsteht, indem das Vorhaben in einzelne, klar beschriebene Teilleistungen zerlegt und diesen eindeutige Positionen mit Mengen zugeordnet werden (ibau). Für IT-Dienstleistungen empfiehlt sich folgende Reihenfolge: (1) Leistungsumfang aus Anforderungen, bestehenden Verträgen und Betriebshandbüchern erheben, (2) den Auftrag in Teilleistungen zerlegen, (3) daraus eindeutige Positionen mit Mengenangabe und Mengeneinheit bilden, (4) die Positionen um Spezifikationen, gewünschte Produkte und Nachweise ergänzen, (5) das LV in einer geeigneten Software erfassen und (6) vor der Ausschreibung prüfen, ob jede Position ohne Rückfrage kalkulierbar ist.

Leistungsverzeichnisse werden mit spezieller Software erstellt, bevorzugt mit sogenannten AVA-Programmen (documedia.at). Sie unterstützen die hierarchische Gliederung, die Mengenermittlung und die spätere Auswertung der Angebote.

Der Nutzen zeigt sich auf beiden Seiten: Ein LV hilft, die benötigten Leistungen klar zu definieren; die übersichtliche Aufbereitung der Positionen unterstützt Bieter:innen bei der Angebotserstellung und Auftraggeber:innen bei der Prüfung der Angebote (ibau). Wer das LV erstellt, sollte es aus Sicht der Kalkulation lesen: Jede Position mit mehreren Interpretationsmöglichkeiten führt zu unterschiedlich kalkulierten Angeboten.

DORA und IKT-Sicherheit: Zusatzanforderungen für regulierte IT-Dienstleistungen

Unterliegt der Auftraggeber der Digital Operational Resilience Act (DORA), gelten zusätzliche Anforderungen an das IKT-Risikomanagement. DORA verpflichtet Finanzunternehmen, ein robustes IKT-Risikomanagement zu etablieren. Sie brauchen einen Governance- und Kontrollrahmen, der ein umsichtiges Management von IKT-Risiken gewährleistet (Art. 5); dazu gehören eine ordnungsgemäße Dokumentation und die regelmäßige Überprüfung der Maßnahmen. Der Rahmen muss mindestens einmal jährlich überprüft und auf den neuesten Stand gebracht werden (Art. 6 Abs. 1).

Zentral ist die Verantwortung des Leitungsorgans: Nach Art. 5 Abs. 2 trägt es die letztendliche Verantwortung für das Management der IKT-Risiken, einschließlich strategischer Ausrichtung, operativer Umsetzung und Kontrolle. Dazu zählen Leitlinien für hohe Standards bei Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit von Daten; die Entwicklung und regelmäßige Genehmigung einer Strategie für digitale operationale Resilienz; die Genehmigung der IKT-Geschäftsfortführungsrichtlinien samt Überprüfung der zugewiesenen Ressourcen; die regelmäßige Überprüfung von IKT-Reaktions- und Wiederherstellungsplänen; und die Kontrolle von Vereinbarungen mit IKT-Drittanbietern. Die Artikel 8 bis 11 folgen einem Plan-Do-Check-Act-Zyklus (digital-recht.at).

Für das Leistungsverzeichnis heißt das: Ein regulierter Auftraggeber kann diese Punkte als eigene Positionen oder als Nachweis- und Vertragsanforderungen abbilden – etwa Mitwirkungspflichten bei der jährlichen Überprüfung, Dokumentations- und Berichtspflichten des Dienstleisters, Regelungen für Subunternehmen und IKT-Drittanbieter sowie Unterstützung bei Reaktions- und Wiederherstellungsplänen. Die DORA-Pflichten treffen das Finanzunternehmen selbst; das LV ist das Werkzeug, mit dem es sie in der Beschaffung und in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern verankert.

DORA-Anforderungen an IKT-Risikomanagement für Finanzunternehmen

Angebote vergleichen und prüfen mit dem LV

Die Auflistung im LV erlaubt Vergabestellen, eingegangene Angebote auf Vollständigkeit zu prüfen und zu vergleichen, weil sie inhaltlich dieselben Positionen aufführen (ibau); die detaillierte Auflistung ermöglicht eine direkte Gegenüberstellung aller eingereichten Angebote (documedia.at).

Bei IT-Dienstleistungen ist dieser Effekt besonders wertvoll, weil Leistungspakete häufig aus sehr unterschiedlichen Bestandteilen bestehen – Betrieb, Support, Weiterentwicklung, Lizenzen, Migration. Nur wenn alle Bieter:innen dieselben Positionen mit denselben Mengen bepreisen, sind die Angebotssummen überhaupt vergleichbar; fehlende Positionen oder abweichende Annahmen werden sonst erst bei der Umsetzung sichtbar.

Für die Prüfung heißt das: Zuerst wird kontrolliert, ob jede Position bepreist wurde und ob die angebotenen Spezifikationen den Vorgaben entsprechen. Erst danach ist ein Preisvergleich aussagekräftig. Ein LV ersetzt diese inhaltliche Prüfung nicht, macht sie aber systematisch durchführbar.

Vergleich von Angeboten mit dem Leistungsverzeichnis

Fazit: Mit klarem LV IT-Dienstleistungen erfolgreich ausschreiben

Leistungsverzeichnisse sparen Zeit und Geld: Alle benötigten Leistungen, die im Angebot enthalten sein sollten, sind vordefiniert und müssen von Bieter:innen nur noch bepreist werden (documedia.at). Gleichzeitig sind sie die Grundlage für die Kalkulation der Angebote und ermöglichen Auftraggeber:innen, die eingegangenen Angebote auf Vollständigkeit zu prüfen und gegenüberzustellen (ibau).

Für IT-Dienstleistungen sind vier Arbeitsschritte entscheidend: den Auftrag in klar beschriebene Teilleistungen zerlegen, daraus eindeutige Positionen mit Mengen und Mengeneinheiten bilden, Spezifikationen, Wunschprodukte und Nachweise ergänzen und das Verzeichnis mit einer geeigneten Software erfassen (ibau; documedia.at). Ist der Auftraggeber ein Finanzunternehmen, kommen die DORA-Anforderungen an IKT-Risikomanagement, Dokumentation, jährliche Überprüfung und Steuerung von IKT-Drittanbietern als zusätzliche Positionen und Nachweispflichten hinzu (digital-recht.at).