Bedarf an Software und Dienstleistungen im Unternehmen erheben

Ausgangslage: Wann Unternehmen ihren Software- und Dienstleistungsbedarf strukturiert erheben sollten

Bevor Standardsoftware, Individualentwicklung, Open-Source-Komponenten oder cloudbasierte Dienste zur Wahl stehen, muss der tatsächliche Bedarf geklärt sein. Diese Erhebung entscheidet mit, ob eine bestehende Lösung angepasst werden kann oder ob maßgeschneiderte Entwicklung sinnvoll ist – sie ist keine Formsache. Laut IT-Dienstleister Devhouse Austria hängt die Wahl zwischen Individual- und Standardsoftware vor allem von der Komplexität der Geschäftsprozesse ab, ebenso von nötigen Integrationen in bestehende ERP- oder CRM-Systeme sowie von Datensicherheit und Eigentum an den Daten.

Auslöser ist oft der allgemeine Digitalisierungsdruck. In der IKT-Erhebung 2023 hielt Statistik Austria fest, dass aktuell weniger als die Hälfte der österreichischen Unternehmen fortgeschrittene Cloud Services, Data Analytics oder künstliche Intelligenz nutzt. Das Digital-Dossier Österreich der Initiative D21 zeigt zudem: Mittelständische Industrieunternehmen in Österreich wenden im Schnitt nur rund zehn Prozent ihrer Gesamtinvestitionen für digitale Technologien auf. Wer in dieser Lage investiert, sollte den Bedarf umso genauer kennen.

Praktisch beginnt die Arbeit daher nicht mit einer Produktentscheidung, sondern mit der Aufnahme der eigenen Anforderungen. Daraus folgt, welche Lösung und welche externen Dienstleistungen – von Support über Integration bis Entwicklung – überhaupt nötig sind.

Digitale Investitionen und Nutzung in österreichischen Unternehmen

Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe als Quelle der Anforderungen

Die eigenen Abläufe liefern die verlässlichsten Anforderungen. Zu erfassen ist, welche Arbeitsschritte täglich, wöchentlich oder zu bestimmten Anlässen anfallen, wer beteiligt ist, welche Belege und Daten entstehen und wo Medienbrüche, Doppelerfassungen oder Wartezeiten auftreten. Solche Engpässe zeigen meist klarer als eine Wunschliste, wo eine Lösung ansetzen muss.

Abläufe, die vom Üblichen abweichen, verdienen besondere Beachtung: Sonderkonditionen, branchenspezifische Nachweise, eigene Freigabeschritte oder gewachsene Sonderregelungen für einzelne Kundengruppen. Genau dort stößt Standardsoftware an Grenzen. Devhouse Austria hält fest, dass sie bei spezifischen Arbeitsabläufen oder Integrationen an ihre Grenzen stoßen kann und eine maßgeschneiderte Lösung die bessere Wahl sein kann, wenn Prozesse einzigartig sind oder spezielle Anforderungen an die Anbindung an bestehende Systeme wie ERP oder CRM bestehen.

Daraus entsteht eine erste Priorisierung: Welche Abläufe müssen zwingend unterstützt werden, welche wären wünschenswert, und welche lassen sich ohne Softwarewechsel organisatorisch lösen? Diese Unterscheidung ist später die Grundlage jeder Bewertung von Lösungsvarianten.

IST-Analyse: Systeme, Integrationen und Datenflüsse prüfen

Der zweite Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme der bestehenden Systemlandschaft. Dazu gehören eingesetzte Anwendungen, ihre Versionen und Lizenzmodelle, zuständige Betreuungspersonen und die Frage, welche Systeme überhaupt noch gebraucht werden. Ebenso wichtig: wo welche Daten gespeichert sind und wer darauf Zugriff hat.

Besonderes Augenmerk gilt den Schnittstellen. In vielen Unternehmen laufen Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Kundenverwaltung in einem ERP- oder CRM-System, an das sich jede neue Lösung anfügen muss. Devhouse Austria nennt die Fähigkeit, sich in bestehende Systeme einzufügen, ausdrücklich einen Schlüsselfaktor und entscheidend für den Erfolg. Ist eine Integration technisch nicht möglich oder nur mit hohem Aufwand machbar, verschiebt das die Abwägung deutlich in Richtung Individualentwicklung.

Zu klären ist auch die Datenhaltung: Wer ist Eigentümer der Daten, wo liegen sie, welche Aufbewahrungs- und Löschregeln gelten, welche Sicherheitsanforderungen sind einzuhalten? Laut Devhouse Austria zählen Datensicherheit und Eigentum an den Daten zu den wesentlichen Faktoren bei der Entscheidung zwischen Standard- und Individualsoftware. Erst danach lässt sich beurteilen, ob eine Anpassung reicht oder eine eigenständige Lösung sinnvoll ist.

Soll-Anforderungen: Flexibilität, Skalierbarkeit, Kontrolle und Sicherheit

Neben fachlichen Funktionen sind die nicht-funktionalen Anforderungen zu erheben: Eigenschaften, die nicht an einzelne Masken gebunden sind, aber den Alltag über Jahre prägen. Dazu zählen Anpassungsfähigkeit an geänderte Abläufe, Skalierbarkeit bei wachsendem Volumen, Kontrolle über die Lösung und ihre Weiterentwicklung sowie die Erfüllung spezifischer Sicherheitsbedürfnisse.

Devhouse Austria nennt genau diese Punkte als Stärken individueller Software: Sie könne Unternehmen in Österreich mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und Kontrolle bieten als Standardlösungen und spezifische Sicherheitsanforderungen besser erfüllen. Für die Bedarfserhebung heißt das, jedes Kriterium mit einer konkreten Erwartung zu hinterlegen – etwa wie rasch eine Änderung umgesetzt werden kann, wie viele Nutzerinnen und Nutzer oder Belege in den nächsten Jahren zu erwarten sind und welche Zugriffs- und Protokollanforderungen gelten.

Sicherheitsanforderungen sind kein Sammelposten, sondern aus den eigenen Daten und Rechtsgrundlagen abzuleiten: Welche Daten sind besonders schützenswert, wer darf sie sehen und bearbeiten, welche Nachweise müssen erbracht werden können? Je präziser die Antworten, desto klarer ist, ob eine Standardlösung sie erfüllen kann.

Lösungsoptionen vergleichen: Standardsoftware, Individualentwicklung, Open Source und Cloud-Dienste

Sind die Anforderungen erhoben, lassen sich die Optionen gegenüberstellen. Standardsoftware ist laut Devhouse Austria oft eine kostengünstige Lösung für allgemeine Geschäftsanforderungen und passt für Unternehmen mit weniger komplexen Anforderungen. Individuelle Software bietet maßgeschneiderte Lösungen und ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen – aber nur, wenn die Investition langfristig sinnvoll ist.

Open Source ist kein Gegensatz zu diesen beiden Wegen, sondern häufig ihre Grundlage. Das Digitalisierungsportal Digital Austria weist darauf hin, dass Open-Source-Software zentraler Bestandteil der IT-Landschaft der Bundesverwaltung ist und ähnlich wie in IT-Lösungen großer Privatunternehmen eingesetzt wird; dort werden rund 80 Prozent als Infrastruktur oder als Komponenten von Individualentwicklungen und rund 20 Prozent als Anwendungssoftware genutzt. Zudem stärkt der Interoperable Europe Act den Einsatz von Open-Source-Software für Interoperabilitätslösungen. Für Unternehmen ist relevant, dass IT-Unternehmen Open Source zum Aufbau von Geschäftsmodellen nutzen, indem sie Support, Integration und andere Dienstleistungen anbieten.

Cloudbasierte Dienste sind als weitere Variante zu prüfen. Statista hält für den Markt für Unternehmenssoftware in Österreich fest, dass die Nachfrage in den letzten Jahren stark gestiegen ist und Kundinnen und Kunden zunehmend cloudbasierte Lösungen bevorzugen. Zugleich zeigt die IKT-Erhebung 2023 der Statistik Austria, dass fortgeschrittene Cloud Services hierzulande noch von weniger als der Hälfte der Unternehmen genutzt werden. Bei jedem Vergleich ist daher zu klären, welche Leistungen aus der Cloud bezogen werden sollen, welche Daten das Unternehmen selbst halten will und welche Dienstleistungen – von der Integration bis zum laufenden Betrieb – extern eingekauft werden.

Vergleich von Lösungsoptionen: Standardsoftware, Individualentwicklung, Open Source und Cloud-Dienste

Vorteile und Nachteile von Standardsoftware vs. Individualentwicklung

Kosten, Aufwand und Nutzen abschätzen

Aus der Bewertung der Optionen folgt eine Kosten- und Nutzengegenüberstellung. Devhouse Austria hält fest, dass die Kosten je nach Projektumfang variieren und eine gründliche Kostenanalyse vor der Entscheidung wichtig ist. Sie sollte den gesamten Betrachtungszeitraum abdecken, nicht nur die Anschaffung: Neben einmaligen Aufwendungen für Erhebung, Entwicklung oder Einführung sind laufende Kosten für Lizenzen oder Abonnements, Betrieb, Wartung, Support, Schulungen und Weiterentwicklung anzusetzen.

Auf der Nutzenseite stehen eingesparte Arbeitszeit, weniger Fehler und Nacharbeit, schnellere Durchlaufzeiten, bessere Datenqualität oder die Möglichkeit, neue Leistungen überhaupt anbieten zu können. Sinnvoll ist, für jede Option dieselben Positionen zu schätzen und Annahmen sichtbar zu machen, damit unterschiedliche Einschätzungen im Haus diskutiert werden können.

Da Projektumfang und Aufwand die Kosten maßgeblich bestimmen, gehören auch der geschätzte Umfang und die geplante Dauer in die Entscheidungsunterlage. Bei öffentlichen Auftraggebern und bei Projekten mit förmlicher Vergabe kommen vertragliche Aspekte hinzu: Die Allgemeinen Vertragsbestimmungen der Bundesbeschaffung GmbH für IT-Projekte halten fest, dass die Erbringung der IT-Dienstleistung durch den Auftragnehmer sämtliche Nebenleistungen umfasst, die zur vertragsgemäßen Leistungserbringung erforderlich sind. Solche Regelungen zeigen, wie wichtig eine klare Beschreibung des Leistungsumfangs vorab ist.

Internen Fachkräftebedarf und externe Dienstleistungen bestimmen

Die Anforderungen zeigen auch, welche Arbeiten intern erledigt werden können und wo externe Unterstützung nötig ist. Zu prüfen ist, welche Kenntnisse im Haus vorhanden sind – für Betrieb, Anwenderbetreuung, Schnittstellen und Weiterentwicklung – und wie stark diese Personen durch das Tagesgeschäft gebunden sind. Wo Lücken bleiben, kommen externe IT-Dienstleistungen in Frage: Support, Integration, Entwicklung oder Betrieb.

Der Arbeitskräftebedarf in diesem Feld ist erheblich. Eine Publikation der Wirtschaftskammer Österreich zu IT-Qualifikationen für die österreichische Wirtschaft hält fest, dass ein Viertel des derzeitigen IT-Fachkräftebedarfs im Bereich Software Engineering und Web Development liegt und in diesem Zusammenhang mehr als 6.300 IT-Fachkräfte genannt werden. Wer entsprechende Kompetenzen aufbauen oder einkaufen will, konkurriert also mit anderen Unternehmen um eine knappe Ressource.

Für die Bedarfserhebung heißt das: Die Entscheidung für oder gegen eine Eigenentwicklung ist auch eine Personalentscheidung. Ist absehbar, dass die Betreuung langfristig nicht intern abgesichert werden kann, sind Dienstleistungspakete von Anfang an mitzuplanen – und die Frage, wie Open-Source- oder Cloud-Komponenten gewartet werden, gehört ausdrücklich in den Anforderungskatalog.

Ergebnis dokumentieren und Entscheidungsgrundlage schaffen

Am Ende steht ein schriftlicher Anforderungskatalog. Er sollte die erhobenen Prozesse und Engpässe, die bestehenden Systeme und Schnittstellen, die Datenhaltung, die funktionalen Anforderungen sowie die nicht-funktionalen Kriterien wie Flexibilität, Skalierbarkeit, Kontrolle und Sicherheit enthalten – jeweils mit Priorität und der Angabe, ob es sich um ein Muss- oder ein Kann-Kriterium handelt.

Ebenso festzuhalten sind offene Punkte und Annahmen: ungeklärte Schnittstellen, noch nicht entschiedene Rechts- oder Sicherheitsfragen, unsichere Mengengerüste sowie der geschätzte Projektumfang und die erwarteten Kosten. Diese Transparenz zeigt, welche Risiken mit welcher Option verbunden sind, und erlaubt es, Annahmen später zu überprüfen.

Der Katalog ist damit die gemeinsame Grundlage für die Auswahl zwischen Standardsoftware, Individualentwicklung sowie Open-Source- und Cloud-Lösungen. Zugleich dient er als Basis für Gespräche mit Anbietern und für die spätere Abnahme: Wer den Bedarf dokumentiert hat, kann Angebote vergleichen, den Leistungsumfang eingrenzen und nachvollziehbar begründen, warum eine bestimmte Lösung gewählt wurde.

Schritte zur strukturierten Erhebung des Software- und Dienstleistungsbedarfs

Prozess der Bedarfserhebung für IT-Lösungen