Bedarfsanalyse für Softwareanbieter: So gehen Sie vor

Warum sich eine strukturierte Bedarfsanalyse auszahlt

Am Beginn jeder Softwareauswahl steht die Bedarfsanalyse: Zuerst werden Anforderungen und Ziele festgehalten, die die neue Lösung erfüllen soll. Der Leitfaden für Test Account Management von ITSMF empfiehlt eine solche Bedarfsanalyse, um die genauen Anforderungen und Ziele zu definieren, die die neue Software erfüllen soll.

Zu viele parallel geprüfte Optionen kosten den Überblick. ITSMF rät, die Zahl der Softwareoptionen bewusst zu begrenzen und dafür gründlich zu evaluieren – mit strukturierter Einweisung durch den Anbieter.

Ohne angemessene Recherche, aufbereitetes Dokumentationsmaterial und Schulung missverstehen Nutzerinnen und Nutzer den Umfang komplexer Software. Daraus entstehen Fehlinterpretationen und eine unvollständige Wissensbasis.

Requirements-Management-Software erfasst, organisiert und verfolgt Anforderungen über den gesamten Projektlebenszyklus. Das verbessert die Qualität des Endprodukts und senkt das Risiko von Projektüberschreitungen.

Bedarf und Ziele mit den Fachbereichen erheben

Laut dem Lexikon von Aivy beginnt die Einführung einer digitalen Personalakte mit einer Bedarfsanalyse – etwa der Frage, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfasst werden. Aus solchen Zahlen lassen sich messbare Ziele ableiten.

Der Workforce Manager verantwortet Bedarfsprognose, Kapazitätsplanung und operative Steuerung; er sitzt an der Schnittstelle von HR, Operations und IT. In KMU liegt diese Aufgabe häufig bei der HR-Leitung.

Personalverwaltung über ein HRIS kümmert sich um Stammdaten, Verträge und Dokumente. Workforce Management steuert den operativen Kreislauf aus Bedarf, Einsatz und Auswertung. Beide Perspektiven gehören in die Erhebung.

Ein Workforce-Management-System deckt fünf Kernkomponenten ab: Bedarfsprognose, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Arbeitszeitmanagement und Reporting. Erheben Sie je Komponente den Ist-Zustand und den Zielzustand.

Compliance-Anforderungen an Zeiterfassung, DSGVO und die Mitbestimmung durch den Betriebsrat gehören von Beginn an in die Anforderungsliste.

Wichtige Kriterien für die Bedarfsanalyse (basierend auf OMR und Aivy)

Anforderungen strukturiert erfassen, priorisieren und nachverfolgen

Requirements-Management-Software erfasst Anforderungen strukturiert in einer zentralen Datenbank.

Traceability macht die Beziehungen zwischen Anforderungen und anderen Projektelementen sichtbar. So werden Abhängigkeiten und die Auswirkungen von Änderungen erkennbar.

Änderungsmanagement hält Anpassungen nachvollziehbar und unterstützt die Compliance. Berichtsfunktionen zeigen den Grad der Anforderungserfüllung und den Projektfortschritt.

Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien, Kann-Kriterien werden gewichtet. Die Gewichtung erfolgt vor der Bewertung, damit die Priorisierung nachvollziehbar bleibt.

OMR setzt die Festlegung der Bewertungskriterien an die dritte Stelle des Auswahlprozesses, nach der Bedarfsanalyse und der Long List.

Integration, Kompatibilität und Datenqualität früh prüfen

Testaccounts bieten selten die Möglichkeit, die Integration in bestehende Tools und Systeme zu prüfen. Die IT-Abteilung sollte daher aktiv in die technische Evaluierung und die Prüfung der Datenschutzkonformität eingebunden werden.

Zur technischen Prüfung gehören Schnittstellen, Datenübernahme und Kompatibilität. Requirements-Management-Software sollte sich in bestehende Projektmanagement- und Entwicklungswerkzeuge integrieren lassen.

Vor der Datenübernahme sind Stammdaten, Dubletten und Pflichtfelder zu prüfen. Die Qualität der Ausgangsdaten entscheidet, wie tragfähig die Auswertungen nach der Einführung sind.

Der Softwareanbieter Rippling unterscheidet Standalone-WFM, das Teilprozesse abdeckt, von integrierten Plattformen, die Workforce Management mit HR und Payroll auf einer Datenbasis verbinden.

Standalone-WFM vs. integrierte Plattformen – Unterschiede nach Rippling

Datenschutz und sichere Testdaten von Anfang an mitdenken

Die Verwendung realer Daten in Test-Accounts birgt erhebliche Datenschutzrisiken. Solche Konten gehören deshalb in ein geregeltes Verfahren mit Meldung an die IT-Abteilung.

Verwenden Sie anonymisierte Testdatensätze, um Compliance-Probleme zu vermeiden.

Alle Test-Accounts müssen der IT-Abteilung gemeldet und Vereinbarungen zur Datenverarbeitung strikt eingehalten werden.

Die DSGVO verlangt in Art. 5 und 6 Zweckbindung und Datenminimierung: Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige Zwecke verarbeitet werden und müssen auf das notwendige Maß beschränkt bleiben.

Aufbewahrungsfristen lassen sich automatisiert überwachen und Löschprozesse regelkonform anstoßen.

Testphase mit klaren Kriterien und ausreichend Zeit planen

Viele Testaccounts sind zeitlich begrenzt. Stellen Sie sicher, dass ausreichend Zeit für die Tests zur Verfügung steht, bevor die Testphase endet.

Ein sorgfältig entwickelter Testplan mit den wichtigsten Testfällen strukturiert den Testprozess und macht ihn effizienter.

Bestehen Sie darauf, dass Softwareanbieter von Anfang an Support und Schulungsmöglichkeiten anbieten.

Planen Sie das Ende des Testprozesses: Wer schließt die Testaccounts, wer sichert die Erkenntnisse, wer entscheidet über die Übernahme?

Vorteile und Risiken von Test-Accounts

Anbieter vergleichen und eine Short List erstellen

Der Softwarevergleich bei OMR folgt den Schritten Bedarfsanalyse, Long List, Festlegung der Bewertungskriterien und Short List.

Als Auswahlkriterien für ERP-Software nennt mac-its Bedarfsanalyse, Budgetplanung, Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Support.

Für die Suche nach regionalen Anbietern in Österreich listet die B2B-Plattform Wer liefert was 112 Unternehmen und Lieferanten für Software für Verbände.

Capterra Österreich vergleicht Planungssoftware und Anbieter in Österreich und stellt ein kostenloses Vergleichstool bereit.

Referenzen und Support sind Teil der Bewertung: Fragen Sie nach vergleichbaren Projekten und nach der Reaktionszeit im Support.

Vom Bedarf zur Entscheidung und Einführung

Die dokumentierten Anforderungen und Bewertungskriterien aus der Bedarfsanalyse bilden die Begründung für die Auswahlentscheidung.

Planen Sie auch nach der Entscheidung das Ende des Testprozesses: Testaccounts schließen, Erkenntnisse sichern, Verantwortlichkeiten festlegen.

ERP-Systeme verbessern nach Angaben von mac-its Prozesseffizienz, Datenpräzision, Kostensenkung, Skalierbarkeit und Kundenbeziehungen.

Die eingesetzten Systeme reduzieren den Zeitaufwand und die Fehlerquote, die bei manuellen Eingriffen entstehen. Zeitaufwand und Fehlerquote eignen sich damit als Messgrößen für die Erfolgskontrolle.

Eine strukturierte Einweisung durch den Anbieter begleitet Evaluierung und Einführung.

Vorteile von ERP-Systemen im Mittelstand (nach mac-its)