Welche internen Kosten fallen vor einer Softwareauswahl an?

Interne Kosten vor der Softwareauswahl: Was zählt dazu?

ERP-Auswahlratgeber trennen bei den Kosten üblicherweise interne, direkte und externe Kosten – so auch das Kostenkapitel im ERP-Ratgeber von sevdesk.at mit den Punkten „Interne Kosten“, „Direkte Kosten“ und „Externe Kosten“. Intern sind Aufwände im eigenen Haus, die nie als Anbieterrechnung aufscheinen: Personenstunden für Analyse und Vergleich, Zeit in Abstimmungsrunden, Aufbereitung von Entscheidungsunterlagen. Direkte Kosten (Lizenzen, Module) und externe Kosten (Beratung, Implementierungspartner) entstehen erst mit bzw. nach dem Vertragsabschluss.

Die Prüfphase selbst hat Gewicht: SAP Österreich beschreibt ERP-Software als komplexe und kostenintensive Investition, weshalb alle Optionen vor einer Entscheidung gründlich zu prüfen sind. Diese Prüfung ist Arbeitszeit im eigenen Unternehmen. Sie fällt an, bevor der erste Euro an einen Anbieter fließt, und gehört als eigener Kostenblock in die Planung.

Für die Abgrenzung genügt eine Frage pro Posten: Wird dafür eine externe Rechnung gelegt? Wenn nein, handelt es sich um interne Kosten, auch wenn keine Buchung existiert. Der Gegenwert ist trotzdem messbar, weil dieselben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in dieser Zeit keine anderen Aufgaben erledigen.

Typische interne Kostenarten im Überblick

Der größte Block ist Personalzeit für Analyse und Vergleich: Marktüberblick erstellen, Funktionsumfang von Lösungen gegenüberstellen, Rückfragen an Anbieter formulieren, Angebote und Lösungsvorschläge bewerten. Der ERP-Leitfaden von Scopevisio nennt ausdrücklich den Verwaltungsaufwand für das ERP-System als eigene Frage – also Aufwand neben der reinen Produktbewertung, etwa Dokumentation, Datenpflege und interne Administration.

Der zweite Block ist Zeit in Workshops und Abstimmungsterminen. Eine Diplomarbeit zum Entscheidungsprozess bei der Auswahl von ERP-Systemen nennt Workshops als eigenen Bestandteil dieses Prozesses; sie sind kein Nebenprodukt der Auswahl, sondern ein eigener Aufwandsposten mit Teilnehmerkreisen aus Fachbereich, IT und Geschäftsführung.

Der dritte Block ist die Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen: Anforderungskatalog, Bewertungsmatrix, Kostenvergleich, Protokolle, Präsentation für die Geschäftsführung. Dieser Aufwand ist unverrechnet, bindet aber dieselben Fachleute, die später das System bedienen sollen.

Ein vierter, häufig übersehener Posten ist die Einschätzung des Schulungsaufwands noch vor der Entscheidung. Scopevisio fragt im Leitfaden explizit, welcher Zeitaufwand für die Mitarbeiterschulung einkalkuliert werden muss – diese Schätzung muss bereits in der Auswahlphase erarbeitet werden, weil sie die Gesamtkosten des Vorhabens mitbestimmt.

Typische interne Kostenarten vor der Softwareauswahl

Prozessaufnahme und Anforderungsklärung

Bevor Anbieter bewertet werden können, muss das eigene Unternehmen beschrieben werden: welche Abläufe heute laufen, welche Schnittstellen zu Buchhaltung, Warenwirtschaft, CRM, Personalverrechnung oder Produktion bestehen, welche Daten wo erfasst werden. Für den österreichischen Markt nennt futurefactory-software.com als bei der Auswahl zu berücksichtigende Punkte branchenspezifisches Know-how, lokale Geschäftspraktiken, rechtliche Vorschriften, Datenschutzbestimmungen, Schnittstellen und lokale Steuerregeln. All das muss zuerst intern erhoben werden, sonst lässt es sich nicht als Anforderung an Anbieter stellen.

In der Praxis heißt das: Interviews mit Schlüsselanwenderinnen und Schlüsselanwendern führen, Ausnahmen und Sonderfälle aufschreiben, jene Excel-Listen dokumentieren, die heute als Ersatzsysteme dienen, und festhalten, welche Belege und Auswertungen tatsächlich gebraucht werden. Dieser Schritt bindet Zeit in jenen Abteilungen, die ohnehin das Tagesgeschäft tragen.

Die Diplomarbeit zum Entscheidungsprozess bei der Auswahl von ERP-Systemen hält fest, dass Softwareinteressenten gerade bei spezifischen Anforderungen auf Lösungsvorschläge der Anbieter beharren müssen. Voraussetzung dafür ist ein schriftlich formulierter Anforderungskatalog – je unschärfer die eigenen Anforderungen, desto mehr Rückfrage- und Nachbesserungsrunden fallen später an.

Workshops, Anbietervergleich und Entscheidungsvorbereitung

Produktpräsentationen, Demos und Workshops binden mehrere Personen gleichzeitig: Fachanwender prüfen die Abläufe, die IT prüft Schnittstellen und Betrieb, die Geschäftsführung prüft Kosten und Nutzen. Jede Rückfrage, die ein Anbieter schriftlich beantworten soll, muss intern formuliert, abgestimmt und nach Erhalt bewertet werden – die Antwort des Anbieters erzeugt also neuerlich internen Aufwand.

Der Anbieter futurefactory-software.com empfiehlt österreichischen Unternehmen, sich Zeit zu nehmen, Produkte unterschiedlicher Anbieter zu vergleichen und deren Stärken zu evaluieren. Dieses Zeitnehmen ist der Kern des internen Aufwands: Terminkoordination, Bewertung nach einheitlichen Kriterien, Dokumentation der Ergebnisse.

Für die Entscheidungsvorbereitung fallen typischerweise Bewertungsmatrizen, ein Kostenvergleich über die geplante Nutzungsdauer, Protokolle je Anbietergespräch und eine Entscheidungsvorlage an. Wer diese Unterlagen erst kurz vor dem Entscheidungstermin erstellt, verdoppelt den Aufwand, weil Informationen dann nachträglich gesucht und rückgefragt werden müssen.

Abstimmung zwischen Fachbereichen, IT und Geschäftsführung

Betroffen sind in der Regel mehrere Bereiche, die ein ERP-System abbilden soll – in gängigen Beschreibungen etwa Beschaffung, Produktion, Vertrieb, Anlagenwirtschaft, Personalwesen sowie Finanz- und Rechnungswesen. Jeder Bereich hat eigene Prioritäten, eigene Datenqualitätsprobleme und eigene Vorstellungen davon, was zuerst gelöst werden muss. Daraus entstehen zusätzliche Termine, Nachschärfungen im Anforderungskatalog und Konflikte über die Reihenfolge der Umsetzung.

Der Anbieter business-software.at beschreibt für Insellösungen genau jene Muster, die auch Auswahlprojekte ausbremsen: hoher Koordinationsaufwand, Informationsdefizit zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Zeit für Doppelerfassung und intransparente Daten für Entscheidungen. Sitzen die Beteiligten in Abstimmungsrunden mit unterschiedlichen Datenständen, wird jede Sitzung länger und jede Entscheidung vertagt – das kostet interne Zeit, ohne dass ein externer Anbieter in Rechnung stellt.

Wirksame Gegenmaßnahmen sind schriftlich geführte Anforderungslisten mit klarer Priorisierung, eine benannte entscheidungsbefugte Person, Protokolle mit offenen Punkten und Verantwortlichen sowie Fristen für Rückmeldungen. Sie kosten wenig Zeit im Vergleich zu wiederholten Abstimmungsrunden ohne Ergebnis.

Tests, Datenaufbereitung und Schulungsbedarf abschätzen

Auch vor der Entscheidung wird bereits getestet: Testdaten aus dem laufenden Betrieb auswählen, für Testzwecke anonymisieren, typische Abläufe und Sonderfälle in der Testumgebung durchspielen und die Ergebnisse mit den Fachanwendern rückkoppeln. Diese Prozessvalidierung ist interne Arbeit mit eigenen Werkzeugen und eigenen Daten, nicht eine Leistung des Anbieters.

Parallel dazu ist der spätere Schulungsaufwand einzuschätzen. Scopevisio stellt im ERP-Leitfaden ausdrücklich die Frage, welche Kosten und welcher Zeitaufwand für die Mitarbeiterschulung einkalkuliert werden müssen. Vor der Auswahl bedeutet das konkret: Zahl der betroffenen Personen je Rolle, geschätzte Schulungsstunden, Ausfallzeit im Tagesgeschäft sowie die Frage, wer im Haus als Schlüsselanwender Auskunft geben kann.

Diese Schätzungen wirken unmittelbar auf die Auswahlentscheidung zurück, weil sie zwischen ansonsten gleichwertigen Lösungen differenzieren können. Werden sie erst nach dem Vertragsabschluss angestellt, sind sie kein Auswahlkriterium mehr, sondern eine zu erfüllende Vorgabe.

Bestehende Insellösungen als Kostenmaßstab

Die heute eingesetzten Einzellösungen verursachen laufende interne Kosten, und diese Kosten sind der natürliche Vergleichsmaßstab für den Aufwand des Auswahlprojekts. business-software.at nennt als Folgen von Insellösungen: hoher Koordinationsaufwand, Informationsdefizit zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Zeit für Doppelerfassung und intransparente Daten für Entscheidungen. Jeder dieser Punkte lässt sich in Stunden pro Woche oder Monat erfassen.

Auf derselben Seite wird ein erfahrener Implementierungspartner mit der Aussage zitiert, dass Projektfertiger 10 % Kosten sparen, wenn sie es schaffen, Excel gänzlich aus dem Betrieb zu verbannen. Diese Zahl stammt aus dem zitierten Praxisbericht des Anbieters und nicht aus einer unabhängigen Erhebung – sie eignet sich als Argumentationshilfe, nicht als Planungsgrundlage für das eigene Unternehmen.

Für den Vergleich empfiehlt sich, den laufenden Aufwand vor dem Projekt zu erheben: Zeit für doppelte Datenerfassung, Suchzeiten nach Informationen, Abstimmungsrunden zwischen Systemen, Zeit für die händische Zusammenführung von Auswertungen. Diese Summe zeigt, welchen internen Aufwand eine bessere Lösung überhaupt einsparen kann, und macht den Aufwand der Auswahlphase in Relation dazu bewertbar.

Interne Kosten im Vergleich zu laufenden Insellösungen

Fazit: Internen Aufwand vor der Auswahl beziffern

Für die Planung genügt eine einfache Rechnung: Für jede Phase – Prozessaufnahme, Anforderungskatalog, Anbietervergleich, Workshops und Präsentationen, Testvorbereitung, Schulungsplanung – werden die beteiligten Personen, die geschätzten Stunden und ein interner Stundensatz erfasst und multipliziert. Das Ergebnis ist ein Budgetposten, der vor der ersten Präsentation feststeht und danach gegen die tatsächlich geleisteten Stunden nachgehalten wird.

Dieser Betrag gehört neben die späteren direkten und externen Kosten, wie sie gängige ERP-Kostenkapitel unterscheiden, etwa die Gliederung nach internen, direkten und externen Kosten im Ratgeber von sevdesk.at. Erst in dieser Gegenüberstellung zeigt sich, ob die Auswahlphase im Verhältnis zu Lizenz- und Wartungskosten angemessen besetzt war oder ob sie auf Kosten des Tagesgeschäfts nebenbei erledigt wurde.

Die Einordnung von SAP Österreich, wonach ERP-Software eine komplexe und kostenintensive Investition ist und alle Optionen vor der Entscheidung gründlich zu prüfen sind, gilt damit auch für die interne Seite: Je früher Stunden und Zuständigkeiten festgelegt sind, desto weniger Zeit geht in Abstimmungsrunden und Nachfragen verloren.

Schritte zur quantitativen Erfassung interner Kosten